Comment le logiciel CRM facilite-il le travail d'équipe à distance ?

L’ une des craintes que l'on peut avoir lorsque l’équipe travaille à distance, c’est la séparation physique qui limite la cohésion sociale.

Or c’est cette cohésion d’équipe qui permet de créer l’alignement, la motivation, la créativité et donc le succès !

Voici comment un outil de CRM (tel que celui d’Hubspot), peut vous y aider :

Synchronisation des données client en instantané

La situation initiale constatée chez la plupart de nos clients ? Plusieurs propriétaires de base de données client en format fichier Excel : un à la compta, un au marketing, un à la direction et plusieurs parmi les commerciaux.

Résultats ?

• une multitude de fichiers Excel qui tournent dans le service
• des informations non synchronisées, et obsolètes
• un suivi client qui s’avère difficile
• une base de données qui perd de la valeur.
• des données non sécurisées
• des problèmes de gestion opt in et opt out, et de mise en conformité RGPD
• pas de segmentation du fichier clients/prospects
• une fidélisation client difficile du fait de la segmentation limitée

Si on rajoute le paramètre du travail à distance, la situation peut devenir compliquée à gérer.

Avoir un logiciel de gestion de relation client permet à votre équipe d’avoir des données centralisées, synchronisées sur tous les postes à distance et accessibles par toute l’équipe.

Aider à manager une équipe à distance

Notamment les équipes commerciales. Répartir les prospects, ne pas se marcher sur les plates bandes est important.

Cela évitera que Frank votre commercial contacte un client qui vient d’être contacté par le marketing ou le SAV !

Grâce au logiciel CRM, vous avez accès à des fonctionnalités qui facilitent le travail en équipe :

• Saisies des différentes tâches dans le CRM (appel passé, e-mail envoyé, note..)
• Mise à jour de la fiche contact ou entreprise
• Création de listes pour répartir les prospects de votre force de vente
• Gestion des tâches
• Suivi des affaires et cours et prévision des ventes.

Avoir accès à ces données permet au manager de coacher et motiver au mieux les membres de son équipe et lui permet de voir l’avancée des contrats en cours à tout moment.

Au delà de la partie commerciale, le CRM permet de transformer l’ensemble des données saisies pour en faire des tableaux de bords sur la productivité de l’équipe commerciale, le prévisionnel des ventes, les résultats des derniers emails marketing ou encore le taux de réponse à votre prochain événement.

En bref, le CRM permet de responsabiliser chaque membre de l’équipe et de suivre cela tout en étant à distance.

Gestion des demandes clients 

Que ce soit depuis les formulaires présents sur le site internet de votre entreprise, de votre boîte emails ou encore depuis Facebook Messenger, connecter un CRM à ces outils vous permet d’être hyper réactifs aux demandes clients, où que vous soyez sur le globe et à toute heure, comme le souhaitent aujourd’hui vos clients.

Aussitôt la demande faite, elle est attribuée automatiquement à la bonne personne ou au bon service, et vous êtes notifié en temps réel, depuis votre ordinateur ou votre smartphone.

Vous avez des équipes “around the clock” 24/24 ou réparties en secteur géographique ? Le CRM et notamment l’outil de marketing automation qui y est intégré vous permettra de dispatcher et attribuer la bonne demande, au bon moment, à la bonne personne.

Maintenir et garantir une relation client impeccable

Cela étant dit, au delà de la prise en charge d’une demande, il est indispensable d’être proactif avec vos clients.

Maintenir une bonne relation client c’est communiquer au bon moment, la bonne information, à la bonne personne.

Avoir un CRM permet d’avoir ce type d’information en temps réel, par exemple :

• Ses intérêts
• Son cycle de vie client (est-il juste allé sur votre site ou a-t-il déjà parlé à un commercial)
• Avec qui le prospect a-t-il eu des contacts au sein de votre entreprise ? Idéalement il faut limiter le nombre d’interlocuteurs pour être plus efficace.

Le CRM combiné à un logiciel d’emailing (comme Hubspot) vous permets d’avoir une communication cohérente et facilite le suivi client :

• Création de listes segmentées. Par exemple pour déterminer : qui n’a pas reçu d’e-mails de votre part depuis plus de X semaines mais qui a pourtant visité votre site internet récemment.
• Emailings marketing créés par le service marketing de façon ponctuelle
• Emails de relance client automatiques selon des scénarios pré-établis
• Création de tâches et d’alertes pour les relances téléphoniques.

Pour en savoir plus sur comment avoir une relation client du tonnerre lisez cet article ou téléchargez le guide de la fidélisation ici :

Échanges entre le commerce et la facturation

Avoir un CRM permet de faciliter la communication à distance entre le commerce et la comptabilité.

Montant de la transaction, statut du paiement, partage de fichier PDF tels que les devis ou les factures scannées, savoir qui doit faire quelle tâche et quand. Le CRM est fait pour rendre ces informations facilement accessibles.

En prime, cela évite les doubles relances venant du commercial ET de la compta qui pourraient vite irriter le client (on parle de vécu !).

Les CRM modernes se synchronisent à la plupart des outils compta et autres ERP.

Demandez-nous une démo du CRM gratuit de Hubspot

Se préparer pour la reprise

Parce que la crise ne durera pas indéfiniment, le CRM vous permet de vous préparer pour la reprise.

En cours d’année, lorsqu’on à la tête dans le guidon, il est difficile de mettre en place des actions de fond, stratégiques.

Avoir un outil CRM vous permet de capitaliser sur votre base de données client actuelle et toute ses datas.

Nettoyer sa base client, créer des reportings, repenser ses e-mails de relance en fonction de ceux qui ont le mieux fonctionné, calculer sa CLV ou son CAC, c’est entre autres les actions que vous conseille d’adopter Thierry dans sa checklist que vous pourrez trouver ici.

En l’absence d’un bureau physique, en télétravail ou pas, une équipe a besoin des meilleurs outils et le CRM est indispensable pour votre équipe vente, marketing, tout comme le logiciel de compta’ l’est pour équipe facturation..

Un lieu où toutes les informations clients sont rassemblées, le suivi de leur tâches projets, et ceux de leurs collègues garantissent d’offrir une meilleure expérience à vos clients.

Si vous vous souhaitez en savoir plus sur comment le CRM Hubspot (meilleur CRM du marché depuis 2 ans) peut faire la différence, téléchargez notre étude de cas Club Export Réunion “Comment déployer un CRM en 4 semaines” :