Avoir une signature d’email est essentiel. Tous vos collaborateurs doivent en avoir une. Cette dernière doit être personnalisée, mais identique à celles de toute l’équipe. Si vous passez directement par votre fournisseur de messagerie et que vous trouvez cela complexe, difficile à personnaliser ou à mettre en forme ou que le rendu n’est pas très pro… Sachez que l’éditeur de logiciel HubSpot vous propose de créer vos signatures en quelques clics avec son générateur de signature gratuit. Rien de plus simple pour uniformiser les adresses mails de vos collaborateurs et obtenir un résultat propre et pro ! En plus, pas besoin de code html… 😉

Voici nos 5 tips pour créer une signature d’email efficace et gratuite avec HubSpot !

Pourquoi créer une signature email pour votre entreprise ?

Les emails restent le moyen de communication privilégié pour communiquer avec ses clients ou prospects. En 2021, ce sont près de 319 milliards d’emails qui étaient envoyés par jour. Une augmentation de 19% depuis 2017 (source). Et ce chiffre n’est pas près de baisser dans les années à venir malgré l’apparition des messageries instantanées comme WhatsApp ou Messenger, tout simplement, car les emails sont perçus comme un canal plus officiel et professionnel.

Avoir une signature en bonne et due forme est donc primordial si vous échangez régulièrement avec vos clients ou prospects par mail. Cela permet à votre interlocuteur de savoir qui vous êtes et de conserver une trace de vos échanges et de vos coordonnées si ce dernier a besoin de vous contacter dans le futur (et surtout, dans l’immédiat).

Imaginez que vous receviez un email sans signature après avoir échangé avec un commercial. Quelle image aurez-vous de l’entreprise à la lecture de l’email ? Quelle sera votre première impression ? Très certainement que c’est un email d’hameçonnage, une arnaque. Et vous n’aurez sûrement pas envie de répondre à l’email.

Pour éviter de vous retrouver dans cette situation et de perdre un lead potentiel, assurez-vous alors que chaque membre de votre équipe (quel que soit leur service) dispose bien d’une signature personnalisée et uniformisée. L’image de votre entreprise en dépend ! Autant la valoriser et diffuser du sérieux et du professionnalisme.

Choisir le modèle de signature adéquat

Maintenant que vous êtes prêt à créer votre signature avec Hubspot, commençons par l’étape n°1 : Choisir le modèle de vos signatures.

Le générateur d’Hubspot en propose 6. Choisissez le modèle qui s’adapte le mieux à votre entreprise.

Si vous souhaitez mettre en avant les membres de votre équipe en y ajoutant leur photo, les modèles n° 1, 2, 3 et 6 sont les plus adaptés. Si vous ne souhaitez pas ajouter de photo, choisissez le modèle n° 4 ou 5.

Décochez la case “Mention HubSpot” si vous souhaitez retirer le texte “Créez votre propre signature gratuite” qui s’affiche en bas de la signature.

Tips : Le modèle sélectionné doit être le même pour toute votre équipe ! Cela dégage une image sérieuse et professionnelle.

Ajouter vos coordonnées, réseaux sociaux et site web

Vous avez sélectionné le modèle qui vous correspond le mieux. Super, passons désormais à la 2ᵉ étape de la création de votre signature avec Hubspot : ajouter vos informations.

C’est l’étape la plus importante, car elle permet de générer la partie sur vos coordonnées. C’est grâce à cette étape que votre interlocuteur pourra vous identifier et prendre contact avec vous.

Pour accéder à cette étape, cliquez sur le 2ᵉ onglet et saisissez vos informations clés.

Informations générales

  • Prénom
  • Nom
  • Intitulé de poste : Soyez rigoureux dans la création des intitulés afin de garder une certaine cohérence entre les différents membres de votre équipe.
  • Service : Commercial ? Marketing ? Service Client ? Saisissez cette information si elle est pertinente pour votre entreprise.
  • Nom de l’entreprise
  • Numéro de téléphone personnel : Peut être le numéro direct de l’entreprise.
  • Numéro de téléphone mobile : Idéal pour les commerciaux.
  • Site web de l’entreprise : Renseignez-le si vous avez un site internet. Attention : une page Facebook, Linkedin ou un profil Instagram n’est pas un site internet.
  • Adresse : Saisissez l’adresse de votre entreprise.

 

Comptes sur les réseaux sociaux

Renseignez les réseaux sociaux actifs de votre entreprise.

Exemple des réseaux sociaux de MMIO :

 

Faites attention à bien renseigner le maximum d’informations possibles. Plus votre signature sera complète, plus elle sera efficace !

 

Exemple de signature HubSpot avec toutes les informations renseignées :Exemple signature hubspot

Personnaliser la signature en respectant votre charte graphique

Quels que soient les supports que vous utiliserez pour communiquer avec vos prospects et clients, respecter votre charte graphique est indispensable. Votre signature d’email ne passe pas à côté de cette règle ! Pour créer une signature d’email efficace et uniformiser vos supports de communication : utilisez les couleurs de votre entreprise.

Pour personnaliser le style de votre signature, accédez à la section n°3 en cliquant sur le 3ᵉ onglet.

À cette étape, vous pouvez sélectionner :

  • La couleur du thème : c’est la couleur des icônes et des lignes de la signature.
  • La couleur du texte.
  • La couleur des liens hypertexte.
  • La police : à sélectionner parmi les polices proposées par l’outil HubSpot.
  • Taille de police : petite, moyenne ou grande.

 

Tips : pour faciliter la lecture de votre signature, utilisez les couleurs les plus lisibles de votre charte graphique et pour le texte, privilégiez des couleurs foncées.

 

Exemple de signature avec les couleurs personnalisées :

Exemple signature hubspot personnalisation couleurs

Ajouter votre logo et pourquoi pas votre photo

L’étape ultime de la création de votre signature HubSpot consiste à ajouter des images et à ajouter un call-to-action (CTA).

Ajouter des images à votre signature

Vous pouvez ajouter 2 images à votre signature d’email :

  • Photo de profil : une photo professionnelle de l’expéditeur
  • Logo de l’entreprise

 

En effet, ajouter le logo de votre entreprise fait partie des indispensables à ajouter à votre signature d’email. Ajouter une photo de l’expéditeur peut aussi être une très bonne idée ! Cela ajoute une dimension plus humaine à vos échanges. Votre prospect ou client sait à qui il s’adresse.

Tips : pour importer vos images sur le générateur gratuit de signature d’email Hubspot, vous devez utiliser un lien d’accès vers vos images. Pour ce faire, vous pouvez par exemple importer votre photo et/ou logo sur Google Drive et récupérer leurs liens.

 

Exemple de signature avec la photo et le logo importés :

Exemple signature hubspot avec photo et logo

Ajouter un call to action (CTA)

Pour finaliser votre signature, nous vous recommandons d’ajouter un call to action (CTA) à votre signature. Ce “bouton” permet de capter l’attention de votre interlocuteur et de l’inciter à réaliser une action.

Plusieurs CTA sont possibles. Vous pouvez, par exemple, ajouter un lien vers :

 

Exemple de signature avec un CTA :

 

Exemple signature hubspot avec photo, logo et CTA

Les pistes sont nombreuses, tout dépend de vos objectifs du moment. Comme vous n’allez pas modifier votre signature tous les jours, pensez à ajouter un CTA qui apporte de la valeur ajoutée à votre email et à votre business.

Tips : pour votre CTA, optez pour un texte percutant et une couleur qui interpelle !

Félicitations ! Votre signature d’e-mail est terminée. Pour l’utiliser, cliquez sur “créer la signature” et acceptez la politique de confidentialité de HubSpot. Vous serez ensuite redirigé vers la page de récupération de votre nouvelle signature.

Vous pouvez l’intégrer à Hubspot, Gmail, Outlook, Yahoo et Apple.

Par exemple, pour l’ajouter à Gmail, cliquez sur “copier la signature” et rendez-vous dans vos paramètres Gmail, section “Signature” et collez la signature.

Pour l’ajouter à votre CRM HubSpot, cliquez sur “copier le code source” et rendez-vous sur HubSpot et sélectionnez l’utilisateur HubSpot souhaité. En haut à droite, cliquez sur "Préférence et Profil", puis "Email" dans la section "Général". Dans la section "Configurer" cliquer sur "Modifier la signature électronique" et collez le code source.

 

Maintenant que vous savez comment créer une signature efficace avec HubSpot, réitérer l’opération autant de fois que nécessaire pour uniformiser les signatures d’email de vos collaborateurs. Ce tout petit détail apportera une grande valeur ajoutée à vos e-mails et une dimension plus professionnelle et soignée à l’entreprise.

Envie d'aller plus loin avec HubSpot ? De nombreuses fonctionnalités sont disponibles gratuitement ! N'hésitez pas à nous demander une démo gratuite 😉

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