Comment créer un tableau de bord commercial efficace ?

Près de 2 des managers sur 3 déclarent que le reporting leur demande trop de travail (Source : piloter.org). Chronophage, manque de fiabilité, d’outils ou de méthode, le reporting commercial n’est vraiment pas une partie de plaisir.

Pourtant, tout directeur, manager ou responsable commercial doit mettre en place un tableau de bord qui rassemble les indicateurs clés pour évaluer la performance commerciale de son équipe, et atteindre les objectifs fixés par sa hiérarchie. Nous sommes encore loin du compte puisque en moyenne 23% des entreprises ne sont pas capables de dire si leur force de vente à atteint son quota ou non, malgré l'avènement de l'IA et les outils de Business Intelligence (BI) qui simplifie grandement les reportings.

Nous vous partageons 5 conseils pour élaborer un tableau de bord commercial efficace, et pourquoi il est indispensable d'en mettre un en place.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord commercial, et pourquoi en mettre un en place ?

Un tableau de bord commercial est l’outil indispensable qu’il vous faut mettre en place pour gérer et piloter votre structure avec efficacité et sérénité. 

Sans tableau de bord, pas d’analyse, pas de projections, pas de prévisionnel des ventes (forecast en VO), pas de vision et en définitive pas d'amélioration du processus de vente. Ce qui ne se mesure pas ne peut pas s’améliorer ! Comment alors booster vos ventes, si vous ne savez pas ce qui a été fait, et ce qui est dans votre “pipe commercial” ? 

Votre tableau de bord commercial vous permettra de mesurer les performances commerciales passées, et de vous projeter sur les opportunités à venir. Il s’agit donc d’un outil d’aide à la décision.

La mise en place d’un tableau de bord commercial est nécessaire pour mesurer l'activité et les revenus,  mais aussi pour assurer la pérennité de votre entreprise.

Définir vos objectifs et sélectionner les bons indicateurs clés de performance

Chaque tableau de bord sera propre à chaque directeur commercial, selon ses objectifs.

Par exemple, un tableau de bord qui concerne un point de vente sera différent d’un tableau de bord avec des vendeurs itinérants. Les objectifs sont différents, les critères aussi.

Deux objectifs qui sont souvent communs à tous les tableaux de bord :

2.1.Objectif de reporting,

Il permet de connaître les performances commerciales sur une période passée si besoin, de mettre en place des actions correctrices.

Dans ce cas les indicateurs du reporting pourraient être :

• Combien de chiffre d’affaires en volume et en valeur a-t-on dégagé ?
• Quel commercial a le mieux performé ?
• Quelle zone géographique ou quel produit a généré le plus de chiffre d’affaires ? Le plus de marge ?
• La productivité par zone par commercial : nombre de visites, d’appels clients, emails envoyés, de devis proposés/signés.
  
  

2.2. Objectif de pilotage

Il permet de se projeter dans l’avenir et d’organiser en conséquence sa force de vente.

Ici on regarde plutôt des indicateurs comme le prévisionnel de vente ou le tunnel de vente (pipeline commercial, nombre d'opportunités créées par mois, trimestre etc).

Si vous avez mis en place une stratégie digitale et de la prospection sur le web, vous pouvez aussi imaginer coupler les indicateurs de chiffres d’affaires avec des indicateurs d'expérience client : temps moyen de prise en charge d’un prospect web par exemple ou encore la vitesse du deal dans le pipeline (Sales Pipeline Velocity, indicateur très utilisé en SaaS)

Par ailleurs, il est important de définir dès le début à qui sera destiné le tableau de bord :

• À votre N+1 ? Le directeur général ou votre directeur de zone ?
• À vous même, pour évaluer, organiser votre équipe et mettre en place des actions correctrices ?
• Pour vos commerciaux, afin qu’ils puissent savoir au moment T leur situation par rapport à leur objectifs commerciaux.

La temporalité de votre tableau de bord commercial est également importante. Souhaitez-vous avoir des rapports :

• instantanés, pour faire du suivi en temps réel ?
• ad hoc, à un rythme quotidien, hebdomadaire, mensuel et/ou trimestriel ?
• par rapport aux chiffres de l’année précédente ?
• croisés par rapport à des objectifs ?

Un tableau de bord lisible : less is more !

L’idée ici est d’avoir un tableau de bord synthétique, qui vous permettra de prendre rapidement une décision et mettre en place des actions correctrices.

Trop de données, tue la donnée.

Pour ce faire, il est préférable de sélectionner les bons KPI (key performance indicators en VO), à savoir les indicateurs clés de performance.

Quelques règles à suivre :

• Hiérarchisez l’information
• Ne dépassez pas une quinzaine d’indicateurs par tableaux de bord, quitte à créer un tableau de bord différent si vous avez plusieurs objectifs.
• Soyez visuel ! Utilisez des graphiques et tableaux synthétiques selon ce que vous souhaitez montrer. Cette infographie de Infogram pourra probablement vous aider.
• Enfin, choisissez des couleurs lisibles.

Choisir le bon outil pour construire votre tableau de bord commercial

Les outils de reporting sont nombreux, vous avez peut-être en tête Excel. Malheureusement ce n’est pas l’outil le plus efficace pour faire des reportings.

Consultez aussi l’article : Pourquoi vous ne devriez surtout pas utiliser Excel en guise de fichier client

Excel c’est un super tableur, très utile mais qui comporte des risques :

• Un risque d’erreur du fait de la saisie manuelle de la donnée (qui n’a jamais raté son copier-coller ? oublié une virgule ou inséré un point où il ne fallait pas ?)
• Un manque d’automatisation : vous pouvez faire des macros mais cela requiert certaines connaissances (VBA, ça vous parle ?)
• Des failles de sécurité sur les versions
  
  

Si vous n’avez pas encore d’outil à votre disposition ou si vous n’êtes pas satisfait de votre outil actuel, nous préconisons fortement d’utiliser un outil de tableaux de bord directement connecté à votre base de données client  (CRM) sur laquelle travaille votre équipe commerciale au quotidien.

C’est le cas d’Hubspot, un outil en partie gratuit, alimenté par l'IA,  qui vous permet de stocker votre base de données (nombre de contacts jusqu’à 1 million). Il existe d’autres systèmes de ce type comme Salesforce, Pipedrive, Dynamics, Zoho, etc.. Nous avons d’ailleurs édité un classement de notre TOP 5 des CRM pour les PME.

L’important est de choisir un outil de reporting qui est évolutif.

Pour choisir votre outil, ne restez pas bloqués sur le coût de la solution. Ce qui compte c’est la simplicité d’usage, la fiabilité des données et la possibilité de faire évoluer l’ensemble facilement.

Myreport, Excel, Sheet, Power BI ou encore Qlikview sont quelques uns des outils classiques de reporting mais on peut en trouver des “plus avancés" en matière de d'intelligence décisionnelle comme SSRS ou Power BI de Microsoft, ou encore Sisense pour les datas plus complexes.

Et pour aller plus loin, on trouve sur le marché des outils d'analyse comme SAP BI qui proposent l'analyse prédictive en temps réel ou encore de l'analyse de données émanant de sources multiples. On parle de machine learning et c’est plutôt réservé aux grands groupes….pour le moment.

Impliquer vos commerciaux

Ce sont eux qui sont à la source de la donnée à partir de laquelle vous pourrez monter vos reportings commerciaux. Vous devez donc les convaincre de saisir les données, et bien.

Or quand on sait qu’en moyenne, un commercial passe 17% de son temps à saisir des données, et seulement ⅓ à vendre, mieux vaut les choyer :

• Leur faciliter le travail en mettant en place un outil qui automatise au maximum la récupération des données
• Choisir un outil qui est facile à utiliser. Pensez : moins il y a de clics pour effectuer une tâche, mieux c’est !
• Mettre au clair les infos à renseigner (via un Service Level Agreement ou SLA), car elles seront précieuses au service marketing. Ici limitez le nombre de données à saisir (leurs ventes, en quantité et en valeur) et les incentiver sur la saisie de ces données. Il existe des entreprises où ce qui n’est pas saisi dans le CRM, ne peut déclencher les commissions ou la partie variable par exemple.

Les KPI commerciaux classiques

Enfin, voici quelques-uns des KPI que nous avons l'habitude de mettre en place chez nos clients. Et on peut bien sûr les automatiser, afin que chaque matin ou lundi matin, vendredi soir ou chaque 1er du mois vous puissiez, dans votre boîte email ouvrir le rapport avec  : 

• Le pipeline commercial et son activité : le nombre de prise de RDV réalisés par jour/semaine, les RDV effectués, les appels de suivi ou emails envoyés, le nombre de propositions commerciales effectuées par jour/semaine/mois, le taux de conversion des RDV en devis et des devis en clients
• Les taux de rétention client et d'attrition
• Le CA réalisé au total, par région, par commercial, par équipe, par secteur
• La marge générée, par produit, secteur, commercial
• Les commandes issues du “nouveau business” et celles réalisées sur le portefeuille
• Le pourcentage atteint de l’objectif fixé
• Le poids d’un portefeuille client : nombre de vos clients et prospects, par secteur commercial
• Le panier moyen par commande (on parle aussi de deal moyen)
• Le volume de commande
• L’indice de satisfaction client (NPS, CSAT..)
• Le nombre de réclamations si on parle du support client
• Le coût d'acquisition client, coût par prospect ou par lead, le nombre de leads générés par le marketing

Vos clients changent et vont continuer d’évoluer. C’est pour cela qu’il est impératif de modifier vos outils et méthodes commerciales, et par exemple, la prospection.

Vos futurs client sont sur internet, pour preuve ils passent plus de 60% de leur parcours d’achat en ligne, avant de contacter votre équipe commerciale.

Si vous souhaitez mettre en place une stratégie commerciale adaptée, téléchargez notre guide ou consultez notre page dédiée à la prospection commerciale à l’heure du digital :