Près de 2 des managers sur 3 déclarent que le reporting leur demande trop de travail (Source : piloter.org). Chronophage, manque de fiabilité, d’outils ou de méthode, le reporting commercial n’est vraiment pas une partie de plaisir.
Pourtant, tout directeur, manager ou responsable commercial doit mettre en place un tableau de bord qui rassemble les indicateurs clés pour évaluer la performance commerciale de son équipe, mesurer les portefeuilles et atteindre les objectifs fixés par sa hiérarchie. Nous sommes encore loin du compte puisque en moyenne 23% des entreprises ne sont pas capables de dire si leur force de vente à atteint son quota ou non, malgré l'avènement de l'IA et les outils de Business Intelligence (BI) qui simplifient grandement les reportings.
Nous vous partageons 5 conseils pour élaborer un tableau de bord commercial efficace, et pourquoi il est indispensable d'en mettre un en place.
Un tableau de bord commercial est l’outil indispensable qu’il vous faut mettre en place pour gérer et piloter votre structure avec efficacité et sérénité.
Sans tableau de bord, pas d’analyse, pas de projections, pas de prévisionnel des ventes (forecast en VO), pas de vision et en définitive pas d'amélioration du processus de vente.
Ce qui ne se mesure pas ne peut pas s’améliorer
Comment alors booster vos ventes, si vous ne savez pas ce qui a été fait, et ce qui est dans votre “pipe commercial” ?
Votre tableau de bord commercial vous permettra de mesurer les performances commerciales passées, et de vous projeter sur les opportunités à venir. Il s’agit donc d’un outil de pilotage et d’aide à la décision.
La mise en place d’un tableau de bord commercial est nécessaire pour mesurer l'activité et les revenus, mais aussi pour assurer la pérennité de votre entreprise.
Chaque tableau de bord sera propre à chaque directeur commercial, selon ses objectifs.
Par exemple, un tableau de bord qui concerne un point de vente sera différent d’un tableau de bord avec des vendeurs itinérants. Les objectifs sont différents, les critères aussi.
Deux objectifs qui sont souvent communs à tous les tableaux de bord :
Il permet de connaître les performances commerciales sur une période passée si besoin, de mettre en place des actions correctrices.
Dans ce cas les indicateurs du reporting pourraient être :
Il permet de se projeter dans l’avenir et d’organiser en conséquence sa force de vente.
Ici on regarde plutôt des indicateurs comme le prévisionnel de vente ou le tunnel de vente (pipeline commercial, nombre d'opportunités créées par mois, trimestre etc).
Si vous avez mis en place une stratégie digitale et de la prospection sur le web, vous pouvez aussi imaginer coupler les indicateurs de chiffres d’affaires avec des indicateurs d'expérience client : temps moyen de prise en charge d’un prospect web par exemple ou encore la vitesse du deal dans le pipeline (Sales Pipeline Velocity, indicateur très utilisé en SaaS)
Par ailleurs, il est important de définir dès le début à qui sera destiné le tableau de bord :
La temporalité de votre tableau de bord commercial est également importante. Souhaitez-vous avoir des rapports :
L’idée ici est d’avoir un tableau de bord synthétique, qui vous permettra de prendre rapidement une décision et mettre en place des actions correctrices.
Trop de données, tue la donnée.
Pour ce faire, il est préférable de sélectionner les bons KPI (key performance indicators en VO), à savoir les indicateurs clés de performance. Ils sont différents en marketing.
Quelques règles à suivre :
Les outils de reporting sont nombreux, vous avez peut-être en tête Excel. Malheureusement ce n’est pas l’outil le plus efficace pour faire des reportings.
Consultez aussi l’article : Pourquoi vous ne devriez surtout pas utiliser Excel en guise de fichier client
Excel c’est un super tableur, très utile mais qui comporte des risques :
Si vous n’avez pas encore d’outil à votre disposition ou si vous n’êtes pas satisfait de votre outil actuel, nous préconisons fortement d’utiliser un outil de tableaux de bord directement connecté à votre base de données client (CRM) sur laquelle travaille votre équipe commerciale au quotidien.
C’est le cas d’Hubspot, un outil en partie gratuit, alimenté par l'IA, qui vous permet de stocker votre base de données. Il existe d’autres systèmes de ce type comme Salesforce, Pipedrive, Dynamics, Zoho, etc..
L’important est de choisir un outil de reporting qui est évolutif.
Pour choisir votre outil, ne restez pas bloqués sur le coût de la solution. Ce qui compte c’est la simplicité d’usage, la fiabilité des données et la possibilité de faire évoluer l’ensemble facilement. Et le ROI que vous en tirerez.
Myreport, Excel, Sheet, Power BI ou encore Qlikview sont quelques uns des outils classiques de reporting mais on peut en trouver des “plus avancés" en matière de d'intelligence décisionnelle comme SSRS ou Power BI de Microsoft, ou encore Sisense pour les datas plus complexes.
Et pour aller plus loin, on trouve sur le marché des outils d'analyse comme SAP BI qui proposent l'analyse prédictive en temps réel ou encore de l'analyse de données émanant de sources multiples. On parle de machine learning et c’est plutôt réservé aux grands groupes….pour le moment.
Ce sont eux qui sont à la source de la donnée à partir de laquelle vous pourrez monter vos reportings commerciaux. Vous devez donc les convaincre de saisir les données, et bien.
Or quand on sait qu’en moyenne, un commercial passe 17% de son temps à saisir des données, et seulement ⅓ à vendre, mieux vaut les accompagner :
Enfin, voici quelques-uns des KPI que nous avons l'habitude de mettre en place chez nos clients. Et on peut bien sûr les automatiser, afin que chaque matin ou lundi matin, vendredi soir ou chaque 1er du mois vous puissiez, dans votre boîte email ouvrir le rapport avec :
Vos clients changent et vont continuer d’évoluer. C’est pour cela qu’il est impératif de modifier vos outils et méthodes commerciales, et par exemple, la prospection.
Vos futurs client sont sur internet, pour preuve ils passent plus de 60% de leur parcours d’achat en ligne, avant de contacter votre équipe commerciale.
Si vous souhaitez mettre en place une stratégie commerciale adaptée, téléchargez notre guide ou consultez notre page dédiée à la prospection commerciale à l’heure du digital :